老闆必看！手把手帶您 0 元打造「自動化線上訂位系統」實戰教學：串接 Google 表單、LINE 通知與雙向確認

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餐飲/餐酒館/酒吧(開店)數位轉型

(實例分享) 免月費、免寫 Code？用 Google Sheets + Apps Script 自建專業級訂位管理後台

單純心血來潮想跨域體會瞭解一下不同行業

開店每一分錢都要花在刀口上。市面上的訂位系統雖然強大，但每月的月費或以「訂位人數」抽成的費用，對剛起步的餐酒館或小餐廳來說是一筆不小的負擔。


這篇文章以從幫朋友的餐酒館製作為 Github Pages 網站的經驗開始，聊到了線上訂位的需求問題，於是就不囉唆，來個手把手教你如何利用 Google 全家桶 (Forms + Sheets + Gmail) 搭配 LINE Messaging API，打造完全免費、且具備「雙向確認」功能的自動化訂位系統。

🚀 這套系統能做什麼？🚀
  • 自動接單：客人填寫 Google 表單，資料自動進入後台（Google Sheet）。
  • LINE 秒通知：店家手機立刻跳出 LINE 通知（即時掌握桌況）。
  • 一鍵確認：店家在手機上點一下，系統自動寄出「保留確認信」。
  • 雙向互動：客人點擊信中連結確認出席，系統自動更新狀態為「已確認」，防止 No-show。
🛠️ 準備工作 (Pre-requisites)，在開始之前，你需要準備：
  • 一個 Google 帳號 (建議用店家的專用帳號)
  • 一個 LINE 官方帳號 (用於發送通知)

步驟一：建立 Google 表單與資料庫
這是系統的「門面」與「地基」。

  • 建立 Google Sheets (試算表)：
    • 新增一個試算表，命名為「訂位管理系統」。
    • 建立以下幾個欄位
      • 訂位姓名
      • 聯絡電話
      • Email
      • 訂位日期
      • 訂位時間
      • 用餐人數 (下拉選單)
      • 備註 (如有特殊需求請填寫)
    • 建立 Google Form (表單)：
      • 在試算表中點選「工具」>「建立新表單」。
      • 依序建立題目 (必填)：
        • 訂位姓名
        • 聯絡電話
        • Email
        • 訂位日期
        • 訂位時間
        • 用餐人數 (下拉選單)
        • 備註 (如有特殊需求請填寫)
      • 設定技巧：關閉「自動收集電子郵件」，改用我們自己建立的 Email 題目，以確保欄位順序可控。
    • 關鍵調整：校正欄位：
      • 回到試算表，會看到「表單回應 1」分頁。
      • 重要！ 在 A 欄（原本的時間戳記）按右鍵 >「在左側插入 1 欄」。
      • 將新 A 欄命名為 訂位編號；調整後的 Excel 欄位，B 欄是時間戳記，E 欄是 Email。
    • 關鍵調整：新增狀態欄與下拉選單 (Excel 操作)： 
      • 滑到最右邊的空白欄位（通常是 J 欄或 K 欄），將標題命名為 訂位狀態。
      • 全選該欄，按住 CTRL 點一下標題，會變成只略過標題列的全選。
      • 選擇上方選單的 「資料」>「資料驗證」。
      • 新增規則 > 條件選 「下拉式選單」。
      • 輸入選項：" 待處理 "、" 發送確認信 "、" 客戶已確認 "、" 客戶已取消 "
步驟二：申請 LINE Messaging API (新版通知神器)
由於 LINE Notify 即將走入歷史，我們直接使用最新的 Messaging API。

  • 進入 設定 > Messaging API，啟用 API。
  • 員工加入好友：掃描官方帳號 QR Code 加入好友。
注意：請至官方帳號後台關閉「自動回應訊息」，以免機器人一直回話。
步驟三：植入核心大腦 (Google Apps Script)
這是讓系統動起來的魔法。
  • 在 Google Sheets 點選 「擴充功能」>「Apps Script」。
  • 將編輯區清空，貼上完整的自動化程式碼。
  • 修改關鍵變數：
    • CHANNEL_ACCESS_TOKEN：填入步驟二取得的 LINE Token。
    • SHEET_ID：填入試算表網址 /d/ 後面的亂碼。
    • WEB_APP_URL：先留空，下一步填。
步驟四：部署與自動化設定 (Deployment)
  • 部署為 Web App：
    • 點擊右上角「部署」>「新增部署」> 選取「網頁應用程式」。
    • 執行身分：我 (Me)。
    • 誰可以存取：所有人 (Anyone) <--- 這點最重要！
    • 複製產生的網址，貼回程式碼中的 WEB_APP_URL，並建立新版本再次部署。
  • 設定觸發條件 (Triggers)：
    • 點擊左側鬧鐘圖示。
    • 新增 onFormSubmit -> 觸發時機：提交表單時。
    • 新增 sendEmailOnEdit -> 觸發時機：編輯時。
步驟五：實際操作流程演練
系統上線後，您的日常營運流程將變得超級順暢：
  • 客人訂位
    客人填寫表單後，您的 LINE 群組會立刻響起：「🔔 新訂位通知！王先生 4位...」。
  • 店家確認 (手機操作)
    打開 Google Sheets App，看到新訂位。若確認有位子，在「訂位狀態」欄位選擇 「發送確認信」。
  • 系統自動寄信
    系統會自動寄出一封排版精美的 Email 給客人，信中包含「確認出席」的按鈕。
  • 雙向確認閉環
    客人點擊按鈕後，會看到「確認成功」的網頁。同時，您的後台 Excel 該筆資料會自動變成 綠色 (已確認)，LINE 也會再次通知您：「✅ 訂單成立！」。
💡 進階優化心得
  • 數據資產自己握：不同於外部平台，這些客戶資料都在自己的 Google 雲端，未來要做 EDM 行銷或會員分析非常方便。
  • 完全客製化：Email 的文案、Logo、顏色，甚至 LINE 通知的格式，全部都能依照品牌風格調整。
  • 成本控制：在月訂位量 200 組以內，這套系統幾乎是 0 元。

數位轉型不需要花大錢。透過聰明的工具組合，小店也能擁有專業級的營運效率！

(如果您在設定過程中有任何問題，歡迎交流！)